Documentación legal · AutoIA360 Flow
Política de privacidad
Cómo se tratan los datos personales en AutoIA360 Flow: los tratamientos propios de NKZN y los que realiza por cuenta de cada Negocio que utiliza la aplicación.
Esta política explica cómo se tratan los datos personales en AutoIA360 Flow, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Distingue dos situaciones: los datos que NKZN trata para sus propios fines y los que trata por cuenta de cada Negocio que utiliza Flow.
1. Información básica
Tratamientos propios de NKZN
- Responsable: NKZN SHOP & SERVICE, S.L.
- Papel de NKZN: Responsable
- A quién afecta: Negocios clientes y usuarios del panel
- Fines: Prestar y facturar el Servicio, dar soporte y mantener su seguridad
- Dónde ejercer derechos: NKZN (apartado 9)
Tratamientos por cuenta de los Negocios
- Responsable: El Negocio con el que usted se relaciona
- Papel de NKZN: Encargada del tratamiento
- A quién afecta: Clientes y contactos de cada Negocio
- Fines: Los que determine cada Negocio: atención al cliente, reservas, pagos y comunicaciones
- Dónde ejercer derechos: El Negocio; NKZN le trasladará cualquier solicitud que reciba
2. Quién es el responsable
NKZN SHOP & SERVICE, S.L. (AutoIA360), NIF B44945111, Plaza Iturritzueta 1, Bajo A, 48600 Sopela (Bizkaia). Contacto para cuestiones de privacidad: marketing@autoia360.com · +34 611 076 979.
Cada Negocio que utiliza Flow es responsable de los datos de sus propios clientes y contactos: decide para qué los usa, qué información recoge, con qué base jurídica y durante cuánto tiempo la necesita. Si usted es cliente de un Negocio, la información de privacidad principal es la que le facilite ese Negocio.
NKZN como encargada. Cuando NKZN aloja, procesa o da soporte sobre los datos de un Negocio, actúa por cuenta de este y siguiendo sus instrucciones, conforme al artículo 28 del RGPD y a lo pactado con cada Negocio.
3. Tratamientos propios de NKZN
- Gestionar la relación contractual con el Negocio (alta, facturación y comunicaciones del servicio).
Datos: Datos identificativos y de contacto del Negocio y de sus representantes; datos de facturación.
Base jurídica: Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) y cumplimiento de obligaciones legales fiscales y contables (art. 6.1.c).
Conservación: Durante la relación contractual y, después, durante los plazos exigidos por la normativa mercantil y tributaria. - Dar acceso al panel a los usuarios de cada Negocio.
Datos: Nombre, usuario, correo electrónico, rol y contraseña, que se almacena de forma no recuperable.
Base jurídica: Ejecución del contrato con el Negocio.
Conservación: Mientras el usuario esté activo. - Soporte técnico y mantenimiento.
Datos: Datos necesarios para resolver cada incidencia.
Base jurídica: Ejecución del contrato.
Conservación: El tiempo necesario para resolverla. - Seguridad e integridad del Servicio.
Datos: Registro de las modificaciones realizadas en el panel.
Base jurídica: Interés legítimo en proteger el Servicio y acreditar su correcto uso (art. 6.1.f).
Conservación: Hasta cinco años. - Atención de solicitudes de derechos y de eliminación.
Datos: Datos de la solicitud y de identificación.
Base jurídica: Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c).
Conservación: Durante los plazos de prescripción de las posibles responsabilidades.
Las cookies y tecnologías del panel se describen en la Política de cookies.
4. Tratamientos por cuenta de los Negocios
Según los canales que active cada Negocio, Flow puede tratar estas categorías de datos de sus clientes y contactos:
- WhatsApp (cuenta del Negocio).
Datos que conserva Flow: Número de teléfono, nombre de perfil, texto de los mensajes entrantes y salientes, y constancia de la recepción de archivos.
Datos que Flow no conserva: Fotos, audios, vídeos y documentos: no se descargan ni almacenan. - Correo electrónico (cuenta Gmail o IMAP del Negocio).
Datos que conserva Flow: Remitente, asunto y contenido de los mensajes. - Llamadas telefónicas atendidas por el asistente de voz.
Datos que conserva Flow: Fecha, duración, resultado, coste, resumen y transcripción.
Datos que Flow no conserva: El audio de la llamada. El proveedor del asistente de voz sí conserva grabaciones y transcripciones (apartados 6 y 8). - Fichas de cliente y reservas.
Datos que conserva Flow: Nombre, datos de contacto, citas, notas y los campos que configure el Negocio. - Pagos (comercio Redsys del Negocio).
Datos que conserva Flow: Resultado de la operación e importe.
Datos que Flow no conserva: Datos de la tarjeta, que se introducen y procesan en Redsys. - Consentimientos.
Datos que conserva Flow: Registro de los consentimientos que gestione el Negocio.
Categorías especiales de datos. Flow no está diseñado específicamente para tratar categorías especiales de datos. Si un Negocio decide registrar información de ese tipo, por ejemplo alergias o indicaciones de salud en una ficha, le corresponde determinar su base jurídica, informar a sus clientes y valorar las medidas adicionales necesarias.
Finalidades y bases jurídicas. Las determina cada Negocio. NKZN solo trata estos datos para prestar el Servicio, dar soporte y mantenimiento y cumplir las instrucciones documentadas del Negocio. NKZN no los utiliza para fines propios, no los vende y no los cede a terceros con fines comerciales.
5. Uso de inteligencia artificial
Flow incluye asistentes que utilizan modelos de inteligencia artificial de terceros. Es importante distinguir tres niveles:
- Datos que trata Flow internamente. Las fichas, conversaciones, correos, reservas y registros de llamadas permanecen en la base de datos de la instalación de cada Negocio. Ningún proveedor de inteligencia artificial tiene acceso directo a esa base de datos.
- Datos que Flow envía a OpenAI. Flow utiliza la API de OpenAI, contratada por NKZN con un proyecto separado para cada Negocio, y envía en cada consulta solo los elementos necesarios para resolverla:
- Asistente de conversación: el texto de la conversación necesario para responder, el catálogo, las preguntas frecuentes y los datos de citas imprescindibles. Los nombres y teléfonos registrados en Flow no se añaden automáticamente a estas consultas.
- Clasificador de correo, si está activo: el asunto y fragmentos del contenido.
- Asistente interno del panel: cifras agregadas y etiquetas sustitutivas; los nombres se incorporan después, dentro del servidor del Negocio.
- Datos que puede conservar OpenAI. Según la política de datos de la API de OpenAI, los datos enviados a través de su API no se utilizan para entrenar sus modelos salvo que el cliente lo autorice, y pueden conservarse hasta 30 días para la supervisión de abusos.
Asistente de voz. Las llamadas atendidas automáticamente las gestiona Retell, que utiliza los modelos de lenguaje integrados en su propio servicio. Esos datos se rigen por las condiciones de Retell (apartados 6 a 8), no por la configuración de la cuenta de OpenAI de NKZN.
Los asistentes ayudan a gestionar la atención y las reservas, pero no adoptan decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre las personas o les afecten significativamente de modo similar, en el sentido del artículo 22 del RGPD.
6. Destinatarios y proveedores
No se ceden datos a terceros salvo obligación legal, por ejemplo ante requerimientos de autoridades o juzgados. Para prestar el Servicio intervienen los siguientes proveedores:
- Hostinger.
Función: Alojamiento de cada instalación de Flow y de sus copias de seguridad.
Quién lo contrata: NKZN (subencargado).
Ubicación del tratamiento: Francia (UE). - OpenAI.
Función: Modelos de inteligencia artificial de los asistentes de texto.
Quién lo contrata: NKZN (subencargado).
Ubicación del tratamiento: Fuera del EEE, principalmente Estados Unidos. - Retell AI, Inc.
Función: Asistente de voz para la atención telefónica: gestiona la llamada, la graba y la transcribe.
Quién lo contrata: NKZN (subencargado).
Ubicación del tratamiento: Principalmente Estados Unidos. - Netelip.
Función: Telefonía.
Quién lo contrata: NKZN (subencargado).
Ubicación del tratamiento: España. - Meta (WhatsApp Business Platform).
Función: Transmisión de los mensajes de WhatsApp.
Quién lo contrata: Cada Negocio, con su propia cuenta.
Ubicación del tratamiento: Según las condiciones de Meta aceptadas por el Negocio. - Redsys.
Función: Pasarela de pago.
Quién lo contrata: Cada Negocio, con su propio comercio.
Ubicación del tratamiento: Según las condiciones de Redsys y de la entidad del Negocio. - Google (Gmail) u otro proveedor de correo.
Función: Buzón de correo del Negocio.
Quién lo contrata: Cada Negocio.
Ubicación del tratamiento: Según las condiciones del proveedor elegido por el Negocio.
Retell recurre a sus propios proveedores para los modelos de lenguaje, la voz y la transcripción. Según sus condiciones de servicio, puede utilizar los datos de las llamadas para desarrollar y mejorar sus modelos, de forma desidentificada y agregada.
Meta, Redsys y el proveedor de correo prestan sus servicios directamente al Negocio, que es titular de esas cuentas; no son subencargados de NKZN. El personal autorizado de NKZN puede acceder al panel y al servidor de cada instalación únicamente para prestar soporte y mantenimiento.
7. Transferencias internacionales
La base de datos de cada instalación de Flow se aloja en Francia y no se transfiere en su conjunto fuera de la Unión Europea. Solo salen del Espacio Económico Europeo las comunicaciones concretas con dos proveedores:
- OpenAI: el contenido filtrado de cada consulta a los asistentes de texto (apartado 5).
- Retell: las llamadas atendidas por el asistente de voz, con el audio, el número de quien llama, la transcripción, el análisis de la llamada y los datos de reserva que se intercambian durante ella.
Retell incluye en su acuerdo de tratamiento de datos las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, y OpenAI publica sus propias condiciones de tratamiento de datos para su API. Puede solicitar información sobre las garantías aplicables escribiendo a marketing@autoia360.com.
Las transferencias que se deriven de las cuentas de Meta, Redsys o correo del Negocio se rigen por los contratos de este con cada proveedor.
8. Conservación
- Texto de los mensajes de WhatsApp.
Dónde: Flow.
Plazo: 730 días; después se eliminan automáticamente. - Correos copiados a Flow.
Dónde: Flow.
Plazo: 730 días. - Resumen, transcripción y datos personales de las llamadas.
Dónde: Flow.
Plazo: 730 días; después se suprimen los elementos personales y se mantienen solo la fecha, la duración y el coste con fines estadísticos. - Grabaciones, transcripciones y registros de las llamadas.
Dónde: Retell.
Plazo: El plazo configurado para cada asistente de voz; en el asistente actualmente en servicio, 730 días, con eliminación automática al cumplirse. - Fichas, reservas y pagos.
Dónde: Flow.
Plazo: No se eliminan automáticamente: se conservan mientras el Negocio los mantenga o hasta que se supriman a petición suya o de la persona interesada. - Datos enviados a OpenAI.
Dónde: OpenAI.
Plazo: Según su política, hasta 30 días para supervisión de abusos. - Copias de seguridad.
Dónde: Flow (mismo proveedor de alojamiento).
Plazo: Se generan cada noche y antes de cada actualización, y rotan automáticamente: se guardan siete copias diarias y cuatro semanales.
Los plazos de Flow son los establecidos por defecto. Cada Negocio, como responsable, puede indicar a NKZN plazos distintos para sus datos. Los datos eliminados en Flow pueden permanecer en las copias de seguridad hasta que estas rotan; mientras tanto, no se utilizan para ninguna otra finalidad.
Los datos que conservan los proveedores en sus propios sistemas se rigen por sus plazos y no se eliminan automáticamente desde Flow. Más información en Eliminación de datos.
9. Derechos
Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar el consentimiento cuando sea la base del tratamiento.
- Si es cliente o contacto de un Negocio: diríjase a ese Negocio, que es el responsable. Si escribe a NKZN, trasladaremos su solicitud al Negocio y le prestaremos la asistencia que necesite para atenderla, como prevé el artículo 28.3.e del RGPD.
- Si es usuario del panel o representante de un Negocio cliente: escriba a marketing@autoia360.com o al domicilio de NKZN, indicando el derecho que ejerce y acreditando su identidad.
Las solicitudes se atenderán en los plazos establecidos en el RGPD. Si considera que no se han atendido correctamente sus derechos, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
10. Seguridad
NKZN aplica medidas técnicas y organizativas para proteger los datos, entre ellas:
- Instalación y base de datos independientes para cada Negocio.
- Comunicaciones cifradas mediante HTTPS y verificación de la firma de los avisos recibidos de WhatsApp.
- Acceso al panel mediante usuarios individuales y roles por sección.
- Contraseñas de acceso almacenadas de forma no recuperable.
- Credenciales de las integraciones almacenadas cifradas.
- Registro de las modificaciones realizadas en el panel.
- Copias de seguridad periódicas.
- Acceso del personal de NKZN limitado a personas autorizadas, sujetas al deber de confidencialidad.
Si se produjera una violación de la seguridad que afecte a datos de un Negocio, NKZN se lo notificará sin dilación indebida para que pueda cumplir sus propias obligaciones.
11. Datos de la plataforma de Meta
Los datos recibidos a través de WhatsApp Business Platform (número, nombre de perfil, texto de los mensajes y constancia de los archivos recibidos) se utilizan exclusivamente para que el Negocio gestione las conversaciones con sus clientes. No se usan con fines publicitarios ni se venden. Las instrucciones para solicitar su eliminación se encuentran en Eliminación de datos.
12. Cambios en esta política
NKZN actualizará esta política cuando cambien los tratamientos, los proveedores o la normativa. La versión vigente es la publicada en esta página. Los cambios relevantes se comunicarán a los Negocios.